BookSpot – bokningssystem för uthyrning, turer & aktiviteter

Vid starten av kajakuthyrningen Långholmen kajak år 2012, tog vi emot alla bokningar via papper och penna. Det var en stor utmaning att hålla koll på alla bokningar för att undvika dubbelbokningar, maximera tillgängligheten, undvika att kunder bokade men inte dök upp, hantera ombokningar osv. Vi spenderade väldigt mycket tid på att administrera bokningar.

Vi insåg snabbt att vi skulle vara tvungna att digitalisera hela bokningsprocessen för att kunna ta tillvara på den efterfrågan som fanns att hyra kajak, och för att ge oss själva möjlighet att fortsätta utveckla verksamheten och inte spendera all vår vakna tid på att hantera bokningar. Efter att ha tittat runt på marknaden för bokningssystem såg vi ganska snabbt att det inte fanns något system som 1) mötte våra krav på funktionalitet, 2) var enkelt och lättnavigerat 3) hade en rimlig prisbild. Det som var viktigt för oss var dels de helt grundläggande funktionerna:

• Att kunderna kan boka och betala sin paddeltur online, i förväg, via vår hemsida
• Att systemet har 100% koll på inventarier och tillgänglighet
• Att systemet kan användas både för vår uthyrning och för vår kursverksamhet
• Att alla dagens bokningar syns snyggt och enkelt i ett bokningsmanifest, så att vi kan planera dagens arbete
• Systemet ska finnas ”i molnet” och gå att komma åt från alla digitala enheter som telefon/surfplatta/dator
• Det ska gå snabbt och enkelt att lägga in drop-in bokningar i systemet
• Man ska enkelt kunna flytta och ändra tid på bokningar
• Det ska finnas gedigen samlad statistik över produkter och ekonomi när säsongen slut för att kunna utvärdera och fatta datadrivna beslut inför nästa säsong.

 

Utöver dessa grundläggande funktioner ville vi även ha utökad funktionalitet för att kunna optimera vår verksamhet på bästa sätt:

• Systemet ska kunna frigöra resurser när en kund har avslutat sin paddeltur tidigare än beräknat
• En kund ska kunna starta en bokning närsomhelst på dagen och välja valfri hyrlängd
• Kunden ska själv kunna ändra datum och tid för sin bokning via sin bokningsbekräftelse, utan att ta kontakt med oss i personalen
• Vi ska på ett enkelt sätt kunna jobba med merförsäljning i systemet
• Att systemet är kopplat till OTAs (online travel agencies) vilket gör att vi kan ta emot bokningar från hela världen via tex Get Your Guide, Tripadvidor mfl.
• Det ska vara möjligt att mäta hur nöjda kunderna är efter sitt besök på vår anläggning
• Samt många fler smarta funktioner

BookSpot har kommit att bli Sveriges mest gedigna bokningssystem av sitt slag och är mycket uppskattat bland våra användare, då det hjälper dem att öka sina intäkter samtidigt som de behöver lägga mindre tid på administration.

Det är mycket enkelt att komma igång med BookSpot. Det finns ingen bindningstid så det är helt riskfritt att prova.

Vill du veta mer om BookSpot eller boka in dig på en demo för att veta mer? Boka in din demo via bookspot.io